System eKancelaria umożliwia pracę w trybie EZD dla wszystkich dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych lub też ich wybranej części. W trybie EZD pracujemy na dokumentach tylko w formie elektronicznej od ich rejestracji poprzez dekretację, stworzenie sprawy, udzielenie odpowiedzi oraz przekazanie dokumentu do archiwum.

Możliwości systemu:

• rejestrowanie pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych do różnych rejestrów korespondencji;
• obsługa wielu składów chronologicznych i nośników danych;
• rejestrowanie dokumentów papierowych w składach chronologicznych lub nośnikach danych;
• wielopoziomowa dekretacja i przekazywanie pism do podległych komórek organizacyjnych i pracowników wraz z adnotacjami i uwagami z dekretacji;
• podpisywanie dekretacji za pomocą podpisu elektronicznego;
• proste tworzenie odpowiedzi w systemie w oparciu o szablony pism;
• wykonywanie wielopoziomowej akceptacji pism wychodzących z możliwością ich poprawy, dodania faksymile oraz podpisaniem za pomocą podpisu elektronicznego;
• dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw;
• prowadzenie innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji;
• realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi poprzez ePUAP w zakresie odbioru i wysyłki pism z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego;
• archiwizacja dokumentacji, ewidencja spisów zdawczo-odbiorczych, zarządzanie udostępnianiem i zwrotami akt, oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.